En general, cada corporación posee información valiosa cuya libre divulgación pudiera causarle un impacto económico o legal negativo. Ésta podría ser de carácter técnico, acerca del o los productos que elaboren o distribuyan; personal, sobre los empleados o los clientes; o comercial, como estrategias de mercado y otros. Por esto, es fundamental aprender todo lo relacionado con el manejo de documentos confidenciales.
El personal debe ser instruido en la metodología a seguir para resguardar los datos y, a veces, se requiere que firme acuerdos de confidencialidad, con la finalidad de garantizar que, por accidente o intención, no comunique a terceros información privada importante, causándole un perjuicio a la compañía.
Asimismo, al establecerse relaciones comerciales con otras empresas, fusiones, emprendimientos conjuntos, etc. en muchas ocasiones se necesita compartir archivos que no pueden circular libremente. En estos casos, los trabajadores de ambas firmas que participan están comprometidos a mantener el secreto.
¿Cómo desprenderse de los archivos?
Al final, cuando la información en cuestión no sea requerida, tiene que sacarse de circulación bajo rutinas establecidas por la ley, de modo que no pueda de ninguna manera hacerse pública. Para ello existen compañías especializadas que se encargan de recoger el material, en medios físicos o electrónicos, y transportarlo hasta el lugar donde se procede a su total destrucción.
Este procedimiento se efectúa por corte del papel y el tamaño de los trozos dependerá del nivel de confidencialidad asignado a los datos; incineración en hornos; trituración de discos compactos, duros y llaves USB u otros métodos aprobados legalmente. Al terminar, se extiende una certificación de la totalidad del trabajo realizado.
Veamos un ejemplo
Pongamos el caso, de una adquisición que una compañía española, llamémosla A, va a realizar de otra, B, que se encuentra en un país en el que se habla un idioma diferente. No es común que todos los empleados de A y B involucrados sean capaces de comunicarse con fluidez en las dos lenguas. ¿Qué se hace entonces?
Se contrata a un tercer grupo, especializado en marketing translation service, quienes conocen no solo la gramática y el vocabulario, sino también las culturas que interactúan; de forma tal que, traducen con fidelidad y propiedad la documentación, manteniendo el sentido de lo que se desea expresar. Por supuesto, que nada debe divulgarse anticipadamente o la negociación podría fallar con la consecuente pérdida de dinero, tiempo y esfuerzo dedicados al proyecto.
Así, los participantes de las tres corporaciones se comprometen a ser guardianes celosos de la misma. Y luego, cuando ya no se necesite conservar las ingentes cantidades de datos digitales y en papel generados, se llama a los expertos en destrucción de archivos para que se deshagan con seguridad de ellos.